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L’inscription du compte de l’entreprise est un préalable au dépôt des demandes de subvention (DS) et demande de paiement (DDP) sur la plateforme E-synergie.
L’autorité de gestion (AG) attire l’attention sur les modalités de gestion des habilitations de la plateforme, et singulièrement sur le rôle du gestionnaire.
- La saisie du formulaire d’inscription crée concomitamment le compte de l’entreprise et le compte utilisateur du gestionnaire.
- La première personne à disposer d’un accès pour une entité en devient donc le gestionnaire.
- Il n’y a qu’un gestionnaire par compte/entité.
- Le gestionnaire a un accès en consultation et modification sur l’ensemble des opérations de la structure, déjà conventionnées et à venir.
- Le gestionnaire est le seul à pouvoir ajouter et supprimer d’autres utilisateurs pour la structure.
- Le gestionnaire gère les opérations auxquelles peuvent accéder les autres utilisateurs de la structure.
Afin de sécuriser les processus de dématérialisation, l’autorité de gestion (AG) de la Martinique a établit un cadre normatif qui prévoit que l’inscription de l’entreprise soit réalisée par son représentant légal, ou tout autre collaborateur ou interlocuteur dûment désigné.
L’inscription de votre entreprise ne vous autorise pas d’emblée à saisir des demandes de subvention ou des demandes de paiement rattachées à vos opérations conventionnées. Le système opère des contrôles automatiques qui aboutissent, selon l'issue, à une demande d'accès.
Autrement dit, il convient de retenir que l’accès au formulaire de demande de subvention et aux opérations conventionnées ne sera pas immédiat car il est soumis à validation de l’AG selon les cas de figure exposés ci-après :
Cas de figure 1 - Il existe au moins 1 dossier conventionné dans l’application métier de l’AG pour ce SIRET.
- Dans le cas où les coordonnées (prénom/nom/mail) du gestionnaire (premier utilisateur qui crée le compte entreprise) sont identiques à celles de l’un des contacts associés à une opération enregistrée dans l’application de l’AG, alors les données (opérations conventionnées) sont accessibles dans E-synergie sans validation de l’autorité de gestion.
- Si les coordonnées sont inconnues, une demande d’accès est envoyée.
Cas de figure 2 - Il n’existe pas de dossier dans l’application métier de l’AG pour ce SIRET
- Une demande d’accès sera envoyée à l’AG lorsque vous tenterez de saisir votre première demande de subvention. En d’autres termes, lorsque vous cliquerez sur [créer subvention], un formulaire intitulé ‘Demande d’autorisation de dépôt d’un projet’ s’ouvrira, dans lequel vous renseignerez l’intitulé et la présentation générale de votre projet. Il est important d'y faire figurer le calendrier prévisionnel de votre projet.
Pour valider votre demande d’accès, l’AG devra disposer des pièces suivantes :
- une délégation vous donnant pouvoir d’exercer le rôle de gestionnaire pour le compte de la structure sur la plateforme E-synergie ;
- une copie de la pièce d’identité du gestionnaire ;
- une copie de la pièce d’identité du représentant légal ;
- le procès-verbal d’installation de l’assemblée délibérante si vous êtes une collectivité ;
- un Kbis de moins de 3 mois ;
- les statuts de la société
Tenant compte de ce qui précède, il est préconisé de préparer ces pièces justificatives en amont, afin de les transmettre à l’adresse suivante guichet.europe@collectivitedemartinique.mq, juste après l’inscription.
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